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Recursos humanos como un socio estratégico Recursos humanos como un socio estratégico
Enterrado bajo montañas de papeleo y procesos, Recursos Humanos pasa gran cantidad de tiempo realizando tareas repetitivas que parecen ofrecer poco valor. Recursos humanos como un socio estratégico

No es un secreto que históricamente, el departamento de recursos humanos (RR. HH.) ha tenido una función primordialmente administrativa en una organización. Enterrado bajo montañas de papeleo y procesos manuales, el personal de RR. HH. pasa una gran cantidad de tiempo realizando tareas repetitivas que ofrecen poco valor al negocio, más allá de mantener los archivos de los empleados en orden.

Una plataforma de servicios de contenido robusta elimina el trabajo pesado de la gestión de documentos y los procesos, permitiendo que su departamento de RR. HH. priorice tareas que agregan valor tales como la obtención de talentos, el desarrollo y la retención, que aseguran el crecimiento continuo de la empresa. Cuando los profesionales de RR. HH. son empoderados, esto les permite concentrarse en los seres humanos, los recursos más valiosos de su organización.

Algunos estudios han demostrado que las prácticas de recursos humanos que ponen a los individuos en primer lugar, tienen el mayor valor de mercado por empleado. Su organización también se beneficia, ya que numerosos estudios de casos muestran que los departamentos de RR. HH. que tienen un rol estratégico pueden entregar resultados directamente relacionados con la rentabilidad de una empresa.

Recuperar el rol estratégico de RR. HH. comienza con equipar a las personas con las herramientas adecuadas, como una plataforma de servicios de contenido que le permita obtener acceso inmediato a la información de los empleados, acelerar los procesos y garantizar la seguridad de los documentos confidenciales. Aquí están los cinco pasos que puede tomar para comenzar.

1. DEFINA SUS NECESIDADES PARA SU ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

Primero, haga un inventario de sus procesos actuales. Quizás tenga la impresión de que los engorrosos procesos basados en papel son una carga para su departamento de recursos humanos. Establecer la magnitud del problema le ayudará a determinar la solución. Haga las siguientes preguntas:

¿Dónde se encuentran los espedientes de sus empleados?

El departamento de recursos humanos gestiona decenas de documentos por empleado, ya sea que se encuentren atrapados en una sala de archivadores o esparcidos a través de sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y otros sistemas. Además de información de contratación tal como los detalles de empleo y registros de incorporación, RR. HH. debe garantizar la seguridad de la documentación confidencial incluidos los formularios I-9 y la información médica. Si no se protege la privacidad de los empleados, se corre el riesgo de que se impongan sanciones y multas importantes.

¿Usted tiene una política de retención?

Las regulaciones estatales y federales determinan por cuánto tiempo deben mantenerse ciertos registros. Muchas organizaciones tienden a retener estos documentos para siempre, con procesos manuales (si existen) para eliminar archivos. Las auditorías que descubren el incumplimiento conllevan grandes multas por documento. La automatización de este proceso ayuda a minimizar el riesgo y le devuelve su personal de recursos humanos.

¿Qué sistemas de RR. HH. se utilizan?

Según Hr.com, más del 70 % de las organizaciones dicen que utilizan cuatro o más sistemas además de su HRIS, muchos de los cuales no se integran. Si tiene sistemas separados para funciones específicas, tales como de seguimiento de aplicantes, gestión de desempeño, incorporación y cese de personal, la expansión del entorno de tecnología puede contribuir al costoso embotellamiento de la información en vez de eliminar la ineficiencia.

2. IDENTIFIQUE SU ALCANCE

Una vez que haya determinado dónde se encuentran las áreas problemáticas en sus procesos actuales de RR HH., puede priorizar cuál de ellos abordará primero. Implementar una solución de servicios de contenido no significa deshacerse de sus sistemas actuales, más bien debe complementar su HRIS y sus demás sistemas existentes. Una buena plataforma de servicios de contenido debe integrarse perfectamente con su entorno de tencología de recursos humanos.

En la carrera por el cambio, puede ser tentador reorganizar todo su entorno de recursos humanos de una sola vez, pero empezar por lo más pequeño garantiza una mayor probabilidad de éxito en la implementación. Cambiar sus procesos de manera gradual, con hitos alcanzables y medibles a lo largo del camino, ayuda a mantener el proyecto en marcha.

3. PLANIFIQUE UN ENFOQUE POR ETAPAS

La implementación de una plataforma de servicios de contenido en un projecto de múltiples etapas, comenzando con el primer paso, la digitalización de sus procesos basados en papel. Debe también contentrarse en la integración con las herramientas de RR. HH. existentes, como los sistemas HRIS o HCM. Conectar directamente los registros de los empleados en su HRIS con los documentos correspondientes garantiza que el personal de recursos humanos tiene acceso inmediato a la información que necesitan, en contexto, para agilizar los procesos de RR. HH. y dar respuesta a las consultas de los empleados.

La segunda etapa estaría enfocada en la gestión de registros, automatizando los plazos de retención de documentos ya sea en base a reglas de tiempo o de eventos. Esto ayudará a minimizar el riesgo de incumplimiento con las políticas corporativas o las regulaciones guberanmentales y de la industria. Finalmente, la tercera etapa abordaría los procesos para reducir la carga adminstrativa del personal de recursos humanos. Esto implica la automatización del flujo de trabajo, permitiendo que la información se gestione y se transfiera sin interrupciones entre sistemas, de modo que el departamento de recursos humanos puede dedicar menos tiempo a comprobar que la información es correcta y más tiempo en actividades que agregan valor. Brindar a recursos humanos una fuente única de información de cada empleado garantiza que cumplirá con las normas y no perderá información.

4. ELIJA LA TECNOLOGÍA ADECUADA

Al decidir sobre una solución de gestión de contenido, tenga en cuenta su capacidad de satisfacer sus necesidades, ahora y en el futuro. Debe asegurarse que está recibiendo valor por su inversión. La solución debe ofrecer una funcionalidad profunda sin requerir código personalizado para escalarla. Considere también opciones de implementación que satisfagan sus necesidades: en sitio o basada en la nube. Las implementaciones locales le permiten mantener su solución a nivel interno y hacer crecer su solución conforme esto tenga sentido para su organización. Mientras tanto, hospedar en la nube le permite aprovechar la retención ilimitada del servidor. Finalmente, la plataforma de servicios de contenido debe poder integrarse con sus sistemas existentes.

5. ELIJA EL PROVEEDOR ADECUADO

Elegir un socio para transformar y empoderar a su departamento de RR. HH. — y a su organización — puede ser una tarea intimidante. Considere la experiencia y el conocimiento del proveedor; éste debe conocer su mercado y los desafíos que usted enfrenta. Para encontrar la mejor opción, considere preparar una solicitud de propuesta que identifique claramente sus necesidades, con un enfoque en requisitos empresariales, requisitos funcionales y técnicos, así como implementación, soporte, capacitación y servicios profesionales. En última instancia, usted quiere un socio que entienda por qué su departamento de recursos humanos necesita evolucionar como socio estratégico, y cómo puede ayudarlo a obtener esa visión. Para obtener más información, descargue el ebook, 7 razones por las que su departamento de RR. HH. necesita una plataforma de servicios de contenido.

Más Información: https://www.hyland.com/en/solutions/human-resources

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Redacción Horizontum

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