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Cómo ECM se transformó en servicios de contenido (y por qué debería importarle) Cómo ECM se transformó en servicios de contenido (y por qué debería importarle)
Las organizaciones están inundadas de contenido. La información dentro de ese contenido es lo que les permite tomar decisiones. Cómo ECM se transformó en servicios de contenido (y por qué debería importarle)

Hyland nos cuenta como ha evolucionado la “gestión de contenido empresarial” (ECM) y las herramientas y servicios de contenido.

Las organizaciones están inundadas de contenido. Facturas. Informes. Correos electrónicos. Bien sea una red de hospitales que gestione información de pacientes, una compañía de seguros que gestione reclamaciones o un prestamista hipotecario que revise solicitudes de préstamo, las organizaciones prosperan gracias a la habilidad de gestionar su contenido. Después de todo, la información dentro de ese contenido es lo que les permite tomar decisiones informadas, al igual que tiene un impacto en el servicio e impulsa los procesos de negocio que determinan el éxito o el fracaso en el mercado.

Al reconocer la necesidad de sacarle provecho a todo este contenido y entregarlo de manera segura a las personas, sistemas y procesos que dependen de él, muchas organizaciones están poniendo en marcha iniciativas de transformación digital.

El nacimiento de ECM

Puede que sea “la” frase que los líderes de negocios y de TI por igual tienen en mente, pero la transformación digital no es nada nuevo. Solíamos llamarlo transacciones “sin papel”. De hecho, Hyland nació de esta idea. En 1991 Packy Hyland Jr. creó nuestro software emblemático, OnBase, como una manera de ayudar a Necedah Bank a eliminar los costos de impresión de informes en papel todas las noches.

Al principio, la industria le dio la categoría a las soluciones como la nuestra de “software de digitalización de documentos”. A medida que las soluciones han evolucionado para incluir capacidades de búsqueda y recuperación, el término pasó a ser “software de gestión de documentos”. Las soluciones se han vuelto más complejas, tomando en cuenta el ciclo de vida completo del contenido en toda la empresa e incorporando herramientas de flujo de trabajo para dirigir el contenido hacia las personas adecuadas en el momento adecuado. Por tanto, “gestión de documentos” pasó a ser “gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés)”.

ECM evoluciona a servicios de contenido

La evolución continúa. A finales del 2016, Gartner, una empresa de investigación de TI y asesoría anunció el cambio del término “gestión de contenido empresarial” por “servicios de contenido”. “De ahora en adelante” según el razonamiento de los analistas de Gartner, “la práctica de gestionar contenido estará habilitada como un conjunto de servicios que coordinan el uso del contenido de parte de todos los usuarios, sistemas y aplicaciones”.

La decisión de Gartner refleja un cambio importante en la manera en que las organizaciones crean, usan y comparten el contenido, tanto interna como externamente. Mientras que ECM ha sido principalmente un medio para transformar los documentos de papel en información electrónica y distribuirla a los empleados, las organizaciones digitales actuales exigen servicios de contenidos más completos. No necesitan repositorios monolíticos de documentos, lo que necesitan son plataformas que puedan acumular el contenido de múltiples repositorios para conectar aplicaciones diferentes y minimizar la expansión de TI. Necesitan ofrecer a los usuarios comerciales vistas completas y centralizadas de la información necesaria para trabajar de manera más efectiva, idealmente dentro de las aplicaciones que esos usuarios ya conocen y utilizan. Igualmente necesitan maneras de compartir de forma segura el contenido con las partes interesadas, los clientes y colaboradores fuera de los cortafuegos de la compañía

El poder de una plataforma de información empresarial

El cambio de Gartner al redefinir el mercado con un apelativo de servicios de contenido que sea más inclusivo refleja también la evolución de OnBase. Si bien comenzó como gestión de contenido, OnBase se ha convertido en mucho más que ECM. Es una plataforma de información empresarial que ofrece una variedad de servicios para gestionar contenido, procesos y casos, que puede ser implementada en la nube o localmente. Se conecta y ayuda a consolidar sistemas con el fin de reducir la expansión de aplicaciones en toda la empresa. Tiene la capacidad de expandirse para satisfacer las necesidades tanto de pequeñas uniones de crédito como de enormes minoristas en línea. Se integra y pone el contenido a disposición de las aplicaciones, permitiendo así que las aseguradoras extraigan documentación relevante sobre reclamaciones sin tener que salirse de Guidewire ClaimCenter, u ofreciendo a los ingenieros civiles acceso a planos de construcción directamente desde los mapas de Esri y ayudando a los administradores universitarios a evaluar los expedientes académicos de los estudiantes en PeopleSoft. También se conecta fácilmente con ShareBase, nuestro producto de intercambio de archivos y colaboración en la nube, lo que ayuda a crear una colaboración segura con las partes interesadas, fuera de los cortafuegos de la compañía.

Adoptar los servicios de contenido para la transformación digital

En Hyland estamos completamente de acuerdo con el cambio a servicios de contenido. ¿Pero qué significa eso para su organización? Si su objetivo es la transformación digital, adoptar una plataforma de servicios de contenido le ayudará a alcanzar esa meta. Incluso en organizaciones con implementaciones de ECM más sofisticadas, una gran cantidad de contenido importante se esconde en silos de información a lo largo de la empresa, en aplicaciones dispersas, bandejas de entrada de correo electrónico, unidades de disco de red y herramientas de uso compartido de archivos para los consumidores. Como resultado, los empleados pierden tiempo buscando en múltiples sistemas para tratar de tener una vista completa. O no llegan a tenerla. De cualquier manera, el servicio se ve perjudicado. Al sacarle provecho a los servicios de contenido, usted establece una estrategia de información que entrega su contenido a la gente apropiada, en el momento apropiado, justo donde necesitan verla.

El cambio de paradigma de servicios de contenido tiene el potencial de librar a las organizaciones de los sistemas ECM que tienen un enfoque uniforme y obsoleto. Con una capa de servicios de contenido que ata todo, las organizaciones pueden escoger aplicaciones y componentes a la carta para satisfacer necesidades empresariales específicas. Las plataformas de servicios de contenido le dan el poder a las organizaciones de sacarle partido a su información, sin importar dónde esta se encuentre, así como de utilizar herramientas de flujo de trabajo y de gestión de casos para impulsar los procesos empresariales y casos importantes y extraer el contenido dentro de aplicaciones empresariales centrales con las que los empleados ya estén trabajando y compartirlo de manera segura con otros, tanto dentro como fuera de la empresa. Estas plataformas entregan información en computadoras de escritorio, computadoras portátiles y dispositivos móviles, en cualquier parte del mundo e incluso sin tener que estar en línea.

Estamos listos para los servicios de contenido. Hemos estado listos. De hecho, fuimos nombrados un Líder en el primer Cuadrante Mágico de Gartner para Plataformas de servicios de contenido.

En este mundo móvil, interconectado en el que todo está disponible en formato electrónico y la velocidad de hacer negocios acelera constantemente, los servicios de contenido le permiten a las organizaciones seguir el ritmo y trabajar para conseguir la promesa de transformación digital verdadera. ¿Está listo?

Obtenga más información en OnBase.com/digital-transformation »

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Redacción Horizontum

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Revista dedicada a las finanzas y cultura, comprometida en brindar información de calidad mediante artículos que abordan la realidad económica y financiera del país, así como los tópicos internacionales que nos impactan de manera directa.