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¿Big data en Excel? ¿Big data en Excel?
¿Por qué usar Las Consultas en Excel?, por facilidad de uso, compatibilidad con las versiones anteriores, lenguaje propio. ¿Big data en Excel?

Con el incremento vertiginoso de información para su análisis, la importación de datos y el manejo efectivo de éstos puede volverse un tema tedioso hasta cierto punto. Pese a ello, existen empresas que manejan entre 500-600 mil registros mensuales de movimientos dentro de sus negocios, esto hace que el programa Excel sea insuficiente para el manejo de tal volumen de datos; por lo que es necesario implementar nuevos procesos para el manejo de una gran cantidad de registros.

Los desarrolladores de Microsoft Excel han hecho de este programa una poderosa herramienta de análisis de información de manera sencilla. Ante el incremento de información, Microsoft Excel da un paso para trabajar de forma eficiente en la incorporación de datos de diferentes fuentes y formatos con la incorporación de forma nativa de la herramienta llamada: Las Consultas o Power Query.

¿Qué son Las Consultas?

Las Consultas es uno de los 4 programas que ofrece Microsoft como parte de su solución de Inteligencia de Negocios, siendo además una de las herramientas más adaptable a la plataforma de Microsoft Excel. Una de sus ventajas es que esta herramienta es escalable, ya que siendo una solución local se puede llevar a la web sin ningún problema.

La primera versión de Las Consultas se desarrolló en 2013, en forma de complemento que podría descargarse del sitio de Microsoft de forma gratuita; y permitía la importación de datos de diferentes fuentes de una forma bastante sencilla y rápida. Inmediatamente esta herramienta creció en popularidad entre los usuarios, tanto que los desarrolladores, crearon este complemento para la versión 2010; es decir, una versión anterior, algo que nunca había sucedido anteriormente.

Este complemento migró a la versión 2016 y la versión Office 365, como parte nativa de Microsoft Excel, conviertiéndose en un gran avance; y es que ahora no hay que lidiar con descargar e instalar los complementos.

¿Porqué usar Las Consultas en Excel?

Existen varias razones por las cuales usar esta herramienta:

– Facilidad de uso, ya que su interface cuenta con sólo 4 menús principales bien distribuidos, lo que permite resolver el 90% de las importaciones con los comandos básicos.

– Compatibilidad con las versiones anteriores de Excel, un gran paso ya que las consultas desarrolladas anteriormente funcionarán en una versión anterior de Excel hasta la versión 2010.

– Lenguaje propio llamado: M, que es un poderoso lenguaje que permite desarrollar código para importar información que no viene unificada y que necesita más detalle para que la importación sea un éxito. La curva de aprendizaje de este lenguaje es bastante sencilla.

– Funcionan como un grabador de macros; es decir, todas las acciones que elaboramos se van registrando en un panel, una vez actualizada la información a importar, se oprime un botón y Las Consultas hacen el resto.

– Edición sencilla de pasos, al elaborar una consulta, la edición de pasos o cambio de parámetros es algo fácil; ya que a través de su panel llamado: Pasos aplicados, registrará cada paso que se haga para una consulta. Desde aquí se podrán modificar, actualizar y eliminar los pasos según se requiera.

– Facilidad para transformar datos, los cuales se trabajan en forma columnar; es decir cualquier cambio afecta a toda una columna. Por lo que a través de Las Consultas se puede dar forma y sentido a los datos, haciendo que estos tengan un orden. Estos datos, llegarán a Microsoft Excel a manera de una Tabla.

¿Dónde se encuentran Las Consultas en Excel?

En las versiones 2010 y 2013, se requiere descargar el complemento del sitio de Microsoft y buscar como Power Query. Una vez instalado, aparecerá una etiqueta en la Cinta de opciones de Excel. Para las versiones 2016 y Office 365, dentro de la etiqueta Datos de la Cinta de opciones se encuentra la sección Obtener y transformar datos que hace referencia a Las Consultas.

¿Big data en Excel?

¿De dónde puede traer datos Las Consultas?

Los desarrolladores de Las Consultas han sido muy minuciosos en el desarrollo de esta solución; ya que han estado muy al pendiente de las necesidades de los usuarios que trabajan con este tipo de acciones.

Las Consultas pueden importar información de una gran variedad de formatos y lugares para llevarlos a Excel, algunos de los más comunes son: un libro de Excel, archivos de texto, archivos XML, archivos de Access, SQL Server, Facebook, desde sitios Web o desde ODBC.

Al utilizar Office 365, existe la ventaja de que cada actualización estará disponible en poco tiempo en Excel. Esto trae beneficios como que los desarrolladores habiliten más formatos de archivos para importar dentro de Las Consultas.

Por ejemplo, cada vez que se consulta un sitio en la web, este sitio se actualiza constantemente; ya que Las Consultas cuentan con un botón de Actualizar, que al oprimirse lanzará La Consulta y traerá la información más actualizada de esa página, sin tener que elaborar una nueva.

Big data

Una hoja de cálculo tiene un límite de 1’048,576 renglones, el cual no se puede modificar; sin embargo a través de Las Consultas, dentro de los laboratorios de Microsoft, se han podido importado 100,000 millones de registros mediante éstas para generar una Tabla dinámica y analizar dicha información.

Con ello se puede pensar que el archivo se vuelve lento e inoperable, pero al trabajar con el nuevo Modelo de datos, los archivos que importen grandes cantidades de datos, conservarán un tamaño realmente pequeño, y su manejo no decrementará el rendimiento del sistema.

Las Consultas representan ventajas importantes:

  • Cuentan con una interfase gráfica, clara y sencilla que permite importar una gran variedad de formatos y lugares; además, permiten limpiar información para dar estructura y definición a éstos.
  • Para actualizar la información, sólo se requiere oprimir un botón de actualización, y Las Consultas repetirán los pasos elaborados en la consulta original, por lo que no es necesario realizar todos los pasos cada vez que los datos de la fuente se actualicen.
  • Permiten importar mucho más datos de los que una hoja de cálculo puede soportar, llegando a Excel como una Tabla dinámica para su análisis.

Es entonces que ¿vale la pena aprender una nueva forma de importar información? Si, sí vale la pena entrar en esta nueva forma de importar información ya que es, en dos palabras: sencilla y poderosa.

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José Mauricio Flores Castillo